22 Sep

Persuratan menjadi bagian yang tak terpisahkan dari hiruk pikuknya kesibukan sebuah instansi maupun perusahaan. Surat bahkan menjadi hal yang yang sangat penting untuk berjalannya sebuah instansi ataupun perusahaan. Surat digunakan sebagai media komunikasi antar intansi perusahaan.

Seperti kita ketahui, berbagai instansi perusahaan masih menggunakan surat manual untuk berkomunikasi. Hal ini tentunya sangat tidak efektif, mengingat intensitas persuratan yang semakin meningkat dan menuntut ketepatan waktu.

Taukah Anda? Dalam persuratan manual menyerap penggunaan kertas yang luar  biasa besar,  dalam perjalanan surat menyurat terdapat banyak surat yang harus di cetak dalam kertas untuk kemudian di teruskan ke berbagai bidang dalam instansi. Belum lagi ketika terdapat kesalahan cetak. Penumpukan surat-surat ini tentunya membutuhkan ruang khusus untuk penyimpanannya. Dan akan sangat menyulitkan apabila harus mencari data surat yang pernah masuk. Anda harus mengecek tumpukan kertas-kertas itu bukan?

Pendistribusian surat tentunya menjadi hal yang tidak bisa lepas dari kecepatan dan ketetapan waktu. Semakin cepat surat terdistribusi maka semakin cepat pula kinerja dari sebuah instansi. Dengan surat manual tentunya hal ini sangat menyusahkan, membutuhkan waktu dan tenaga ekstra untuk menyampaikan pada pihak-pihak yang dituju.

Kemajuan teknologi menjadi bagian penting untuk mengatasi permasalahan surat menyurat ini yaitu dibuatnya sebuah Sistem Persuratan Digital. Dengan bergagai keuntungan yang di tawarkan. Berikut beberapa keuntungan menggunakan Sistem Persuratan Digital

  • Efisiensi penyimpanan dan pencarian surat

Dengan menggunakan sistem persuratan digital, Anda tidak membutuhkan tempat penyimpanan yang besar, surat-surat yang ada cukup disimpan dalam hard drive yang dapat menyimpan ribuan surat. Dalam sistem ini Anda akan dengan mudah mendapatkan surat yang diinginkan hanya dengan mengetik nama surat yang dicari ataupun tanggal surat. Maka surat akan ditampilkan dihadapan Anda dalam hitungan detik.

  • Menghemat penggunaan kertas

Paperless, adalah sebuah kegiatan yang tengah popular dikalangan masyarakat, yaitu penekanan pada penggunaan kertas. Dengan menggunakan sistem persuratan digital pemberian disposisi tidak membutuhkan kertas lagi melainkan melalui Sistem.

  • Disposisi dimanapun dan Kapanpun

Ini tentnya sangaat cocok diterapkan untuk instansi dengan pimpinan yang sering berkelana ke luar kota bahkan keluar negeri. Pimpinan dapat memberikan disposisi dimanapun Ia berada dan kapanpun dengan melalui sistem persuratan digital ini.

  • Koordinasi semakin mudah

Dengan menggunakan sistem persuratan digital Anda dapat langsung berkoordinasi dengan staff lain mengenai tugas yang telah berikan. Anda tidak perlu datang langsung kepada yang bersangkutan. Cukup dengan melalui sistem.

  • Tracking disposisi lebih mudah

Dengan sistem persuratn digital, pimpinan maupun staff dapat menggecek sudah sampai manakah disposisi yang diberikan. Sehingga proses distribusi surat menjadi lebih cepat tidak memakan banyak waktu.

  • Perkembangan bisnis lebih cepat

Bedasarkan survey dari YouGov Manajer dan dan direktur menghemat waktu lebih dari 30%  dengan menggunakan sistem persuratan digital. Sehingga waktu untuk menangani hal-hal lain dalam perusahaan atau instansi tidak terganggu.

Pada dasarnya sistem persuratan digital memiliki banyak manfaat, selain meningkatkan kinerja perusahaan juga menghemat penggunan kertas  sehingga turut mengurangi tumpukan kertas di meja kerja Anda. Pendistribusian surat juga semakin mudah dan cepat sehingga waktu produktif Anda tidak terganggu. Dapatkan kemudahan Sistem Persuratan Digital yang mampu memudahkan segala permasalahan surat penyurat perusahaan Anda disini 

 

Salam Cak Glob